Organización, dirección y control

El proceso administrativo

Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solución a un problema administrativo, en el encontraremos problemas de organización, dirección y para darle solución a esto tenemos que tener una buena planeación, un estudio previo y tener los objetivos bien claros para poder hacer del proceso lo menos trabado posible.

Planeación

Planear implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.

La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?).

Planeación elementos:

• Propósitos – Investigación- Estrategias – Políticas
• Procedimientos – Programas – Presupuestos – Cursos de acción

Las organizaciones

Son estructuras sociales diseñadas para lograr metas o leyes por medio de los organismos de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico. Las organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración, a su vez de otras disciplinas como la Sociología, la Economía y la Psicología.

Dirección

En esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en la realización de planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.

Los elementos del concepto son:

• Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
• Motivación.
• Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
• Comunicación.
• Supervisión.
• Alcanzar las metas de la organización.

Control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

También hay otras connotaciones para la palabra control:

• Comprobar o verificar.
• Regular.
• Comparar con un patrón.
• Ejercer autoridad sobre alguien.
• Frenar o impedir.

Planeación estratégica

La planeación estratégica es quizás la herramienta administrativa más importante, de la que depende el éxito de cualquier empresa.

El proceso administrativo está conformado por varios elementos, entre ellos la planeación, planeación que debe obedecer a una estrategia previamente definida, de allí que se conoce como planeación estratégica.

La planeación supone la necesidad de anticipar el futuro, anticipar los riesgos, los beneficios, las oportunidades, las falencias, para con base a ellos fijar un plan para actuar en función de lo previsto y así aprovechar al máximo las oportunidades detectadas y evitar los riesgos, o por lo menos mitigar sus consecuencias.

Por último, aclarar que la planeación estratégica sólo la puede realizar cada empresa que conoce profundamente su estructura, su cultura, sus capacidades, sus debilidades, sus ambiciones, objetivos y su visión, puesto que cada empresa es un caso particular, un mundo aparte que requiere de planes y estrategias específicas. Es importante tener presente que en la planeación estratégica nada es generalizable. Nada se puede copiar e implementar sin antes hacer un estudio y adaptación acorde al medio en que se requiere implementar.

Franquicia

La franquicia es un tipo de contrato utilizado en el comercio mediante el cual una parte llamada franquiciador cede a otra llamada franquiciado la licencia de una marca para su explotación comercial así como los métodos, procedimientos y tecnología a cambio de pagos periódicos.

La franquicia consiste en aprovechar la experiencia de una empresa ya posicionada que ha conseguido una ventaja competitiva destacable y un gran reconocimiento en el mercado. Dicha ventaja puede consistir en una marca de prestigio, productos o métodos patentados o, simplemente, un profundo conocimiento del negocio que le hace conocedor de la fórmula de obtener beneficios. Mediante el contrato de franquicia, el franquiciador se compromete a transmitir parte de esos valores al franquiciado y éste consigue una sensible reducción de los requisitos de inversión así como el riesgo, puesto que trabaja sobre algo que ya es conocido y que ha tenido experiencia.

Las estipulaciones mínimas que deberán ofrecer los contratos de franquicia son:

• Derechos concedidos al franquiciador.
•  Derechos concedidos al franquiciado.
• Productos y/o servicios que serán suministrados al Franquiciado.
• Obligaciones del franquiciador.
• Obligaciones del franquiciado.
• Condiciones de pago del franquiciado.

Coaching

En el entorno empresarial y personal se conoce por coaching al proceso interactivo y transparente mediante el cual el coach o entrenador y la persona o grupo implicados en dicho proceso buscan el camino más eficaz para alcanzar los objetivos fijados usando sus propios recursos y habilidades.
En el proceso de coaching intervienen dos participantes; uno es el coach o entrenador, que es la persona que instruye, forma o guía al alumno para que mejore en el desempeño de sus funciones. El otro es el coachee o pupilo, quién recibe los conocimientos y las competencias que necesita para mejorar en su vida profesional.

El desarrollo del proceso sigue básicamente de los siguientes 5 pasos:

1. Observar - La observación de nuevos puntos de vista será fundamental para que el coachee encuentre soluciones y permitirá al individuo elegir entre las alternativas de que dispone para alcanzar sus objetivos.
2. Toma de conciencia - La observación permite la toma de conciencia, básicamente acerca de nuestro poder de elección. El coach centrará al pupilo en las elecciones que toma y sus consecuencias, brindándole herramientas específicas para elegir conscientemente y con mayor efectividad.
3. Determinación de objetivos - Es esencial para todo proceso de coaching, el contar con objetivos claramente definidos que servirán de guía para la toma de decisiones y acciones.
4. Actuar - Una vez reunida toda la información, hay que actuar de forma sostenida en el tiempo. El coach acompañará de cerca este proceso ayudando a superar las dificultades que aparecen al llevar a la práctica las actuaciones.
5. Medir - En todo momento es imprescindible comprobar si nos acercamos o nos alejamos del objetivo marcado. Esto permitirá tomar acciones correctivas y así contribuir a la obtención de los logros buscados.

Reingeniería

Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento como costos, calidad, servicio y rapidez.
La reingeniería es un nuevo enfoque que analiza y modifica los procesos básicos de trabajo en el negocio. 
Las perspectivas de la reingeniería pueden ser muy atractivas para la gente de negocios, pues le permitirá aplicar a plenitud todos sus conocimientos en sus empresas, con el propósito de hacerlos mas efectivos.

Parámetros para el éxito de la reingeniería:

• Habilidad para orientar el proceso de reingeniería de acuerdo con una metodología sistemática y amplia.
• Administración coordinada del cambio para las funciones del negocio que se vean afectadas.
• Habilidad para evaluar, planear e implementar el cambio sobre una base continua.
• Habilidad para analizar el impacto total de los cambios propuestos.
• Habilidad para visualizar y simular los cambios propuestos.
• Habilidad para utilizar estos modelos sobre una base continua.
• Habilidad para asociar entre si todos los parámetros administrativos de la compañía.

Outsourcing

Es el proceso económico en el cual una empresa mueve o destina los recursos orientados a cumplir ciertas tareas hacia una empresa externa por medio de un contrato.
Como ejemplo, se puede decir que una compañía dedicada a las demoliciones puede subcontratar a una empresa dedicada a la evacuación de residuos para la tarea de deshacerse de los escombros de las unidades demolidas.
El outsourcing abarca una amplia gama de áreas pero actualmente es mas en común en recursos humanos, atención al cliente, contabilidad, telemarketing, diseño gráfico, generación de contenido, manufactura e ingeniería.

Los tipos de outsourcing son:

• Deslocalización: Implica la contratación de servicios a terceros radicados en países que ofrecen costos menores a causa de la legislación laboral, entre otros factores.
• In-house: Es el outsourcing que se produce en instalaciones de la organización contratante del servicio.
• Off-site: Cuando el servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la propia empresa que lo presta.
• Co-sourcing: Modalidad en la cual el prestador del servicio de outsourcing ofrece algún tipo de valor añadido a su cliente, como compartir los riesgos.
• Colaborativo: Se aplica a la utilización de la capacidad ociosa en las operaciones para producir algunos artículos o prestar servicios a un tercero.

Empowerment

Su significado deriva de las palabras potenciar, poder, capacitar y permitir, entre otras.

Abarca todas las áreas de la empresa, desde recursos y capital, hasta ventas y mercadotecnia. A través de esta herramienta de "empoderamiento", la organización le otorga a sus trabajadores la tecnología e información necesaria para que hagan uso de ella de forma óptima y responsable, alcanzando de esta manera los objetivos propuestos.

En otras palabras se le da las herramientas necesarias para que los trabajadores hagan mejor y mas rápido su trabajo, que de alguna manera se facilite el cumplimiento de las metas.
El ciclo para un empowerment optimo se pude ver en la siguiente imagen:

Las ventajas de darle poder a los empleados son:

• Se impulsa la autoestima y la confianza.
• El personal participa en la toma de decisiones.
• Se puede medir el rendimiento de los empleados.
• El trabajo se convierte en un reto, no en una carga.
• Los trabajadores tienen mayor control sobre su trabajo.